Cómo controlar el stock de insumos de la finca
Del registro del producto al inventario: cómo la entrada de la factura, la requisición, la baja por orden de servicio y la transferencia mantienen saldo y costo correctos.
Por upCampo
Controlar el stock de insumos de la finca es mantener una cadena conectada: registrar el producto y el lugar donde se guarda, darle entrada con la factura, registrar la salida por la requisición o por la propia orden de servicio, transferir cuando el producto cambia de lugar y verificar el saldo con un inventario. Lo que hace que esto funcione no es el conteo de fin de mes, sino que cada movimiento tenga documento, lugar y responsable en el momento en que ocurre.
Cuando falta un eslabón, el error no se queda quieto en el stock: pasa al costo del lote.
Por qué un stock descontrolado se convierte en un costo equivocado en el lote
El saldo no es solo cantidad: cada producto lleva un costo. Una entrada no suma solo litros; recalcula el costo promedio de ese producto en ese lugar, y es ese costo promedio el que valoriza la salida cuando el producto va al cultivo. De ahí surgen tres errores silenciosos:
- Consumo que no se dio de baja. El producto se aplicó y no se registró nada: el lote queda barato en el papel y el galpón, lleno en el sistema.
- Entrada cargada en el lugar equivocado. El saldo existe, pero en el lugar equivocado, y como el promedio es por producto y por lugar, el costo se desplazó junto con él.
- Compra decidida sobre un saldo que no existe. O se compra lo que está parado en el depósito, o se descubre la falta la víspera de la aplicación.
Ningún informe corrige esto después: solo muestra lo que dijeron los registros.
La cadena completa, documento por documento
| Documento | Qué resuelve |
|---|---|
| Clase de Producto y Servicio | Agrupa los ítems y genera el código del producto |
| Producto y Servicio | El ítem: unidad, exigencia de lote, dosis por finca y cultivo |
| Lugar de Stock | Dónde se cuenta el saldo y si puede quedar negativo |
| Movimiento (Entrada y Salida) | La entrada de la factura y el destino del costo |
| Requisición | El pedido interno: lo que sale del stock y lo que va a compras |
| Orden de Servicio | El consumo del cultivo, que da de baja con origen |
| Transferencia entre lugares | Cambia el producto de lugar sin cambiar el total de la finca |
| Inventario | Ajusta el saldo del sistema contra el conteo físico |
La secuencia de la entrada es siempre la misma: clase, producto, lugar, proveedor, pedido de compra (opcional) y movimiento.
1. Registro: clase, producto y lugar
La clase va antes que el producto porque es la que da la abreviatura del código: en la clase “SEMENTE” (semilla), los ítems salen como SEMENTE001, SEMENTE002. Las clases y los defensivos comunes vienen de catálogos estándar.
En el registro del producto, dos opciones cambian las demás pantallas: Exigir lote hace que las entradas, salidas y bajas pidan el lote de fabricación (es la trazabilidad hasta el lote de campo donde se aplicó el producto), y la pestaña Dosis x Finca x Cultivo registra la etiqueta del producto (dosis, aplicaciones e intervalo), que la orden de servicio verifica al elegir el producto.
2. El lugar de stock es la unidad en la que se cuenta el saldo
El lugar de stock no es una etiqueta de dirección: el mismo producto puede tener 400 litros en un galpón y ninguno en otro, y es el lugar del registro el que decide de dónde sale la cantidad.
La decisión más importante del registro es Controla saldo. Si está marcada, el sistema bloquea la salida que dejaría el saldo negativo, en la transferencia y en la baja de la orden agrícola. Si está desmarcada, el registro pasa y el saldo queda negativo.
Y un saldo negativo casi siempre es una entrada que todavía no se cargó (la factura del fertilizante que llegó y está sobre el escritorio de la oficina), no un producto que desapareció del galpón. Por eso existe el campo “Enviar correo si el saldo queda negativo, a:”. En la práctica: márquelo en galpones de insumos caros y déjelo desmarcado donde la entrada suele cargarse después del consumo, como el surtidor de combustible y el depósito de repuestos.
3. Entrada: la factura en el Movimiento
El movimiento es el documento por donde entra la factura de compra. El proveedor debe existir como entidad: al digitar el CNPJ (identificación fiscal de empresas en Brasil), el botón “Recuperar datos” trae la razón social y la dirección. La factura también entra por la clave de acceso, siempre que la configuración fiscal tenga el certificado digital registrado.
El campo que más importa en cada ítem es el destino: “este costo IRÁ a:”. Un producto va a un lugar de stock; un servicio (flete, mantenimiento externo, aplicación de terceros) va a un bien de la flota, a una entidad o queda suelto. Una factura con destino equivocado es costo en el lugar equivocado.
El costo promedio es donde se decide la cuenta
Cada entrada recalcula el promedio del producto en ese lugar:
| Momento | Saldo | Costo acumulado | Costo promedio |
|---|---|---|---|
| Antes de la factura | 1.000 L | R$ 25.000,00 | R$ 25,00 |
| Factura que entró | +500 L | +R$ 15.500,00 | (R$ 31,00 en la factura) |
| Después de la factura | 1.500 L | R$ 40.500,00 | R$ 27,00 |
A partir de ahí, cada litro que sale para una orden de servicio vale R$ 27,00, no R$ 31,00 ni R$ 25,00. Eso explica la duda más común de quien revisa costos: comprar caro al final de la zafra eleva el costo de todo lo que todavía está en el galpón.
4. Salida: la requisición para el pedido interno
La requisición es el pedido que suele vivir en una notita de mostrador: el mecánico necesita un rodamiento, el encargado necesita más aceite. El destino de cada ítem depende de un solo campo, el Tipo:
- Salida de stock: el producto existe y se va a entregar; en la práctica, una baja. La pantalla pide el lugar (y el lote, cuando se exige) y muestra el saldo antes de confirmar.
- Solicitar para comprar: el ítem entra en la fila de compras, para cotización y pedido.
- Solicitar para comprar p/ Stock: reposición, indicando ya en qué lugar entra el producto cuando llegue.
Una misma requisición admite ambos casos, y la pestaña Seguimiento muestra dónde quedó cada ítem.
5. Qué cambia cuando la baja viene de la orden de servicio
Cargar la salida a mano registra que “salieron 570 litros del galpón”. La baja a partir de la orden de servicio registra otra cosa: 570 litros consumidos por esta operación, en estos lotes, en esta zafra. Solo la segunda permite prorratear el consumo por el área ejecutada y llegar al costo de cada área, como muestra el artículo sobre la orden de servicio agrícola.
Hay tres caminos de baja, y cuál rige en la finca es una configuración: el lugar informado al cargar el producto, al finalizar la orden, o la pantalla del encargado del depósito, que da de baja varias órdenes a la vez. En ella, la Cantidad Entregada es editable, así que una entrega parcial no se pierde, y el sobrante que vuelve del campo se carga como devolución, con motivo y responsable.
6. Transferencia: cambiar de lugar sin cambiar el total
Del depósito central al depósito de la otra finca, del tanque de la sede al camión cisterna. La transferencia entre lugares registra salida y entrada en un solo documento, con quién entregó, quién recibió, la fecha y el lote. Dos cosas sorprenden a quien empieza:
- Lo que mueve el saldo es la finalización. Mientras el documento está abierto, nada salió y nada entró: una transferencia olvidada no aparece en el saldo.
- El costo viaja junto con el producto. Como el promedio es por lugar, transferir sin registrar deja mal los dos lados.
Cuando el origen es un surtidor de combustible, el pico pasa a ser obligatorio y las lecturas registran el marcador antes y después del retiro.
7. Inventario: el ajuste que queda documentado
El ajuste de saldo no se hace con entradas y salidas inventadas. Se hace con el inventario, un documento con responsable, fecha del conteo y motivo. Usted informa el Saldo deseado (lo que se contó) y el sistema calcula la diferencia y decide si genera una entrada o una salida. Lo que ayuda en la práctica:
- Importar del stock actual con el saldo ACTUAL para corregir solo lo que difiere; con el saldo en CERO para un conteo a ciegas.
- Importar desde Excel, con las columnas Producto, Lote y Saldo deseado, usando las descripciones del registro.
- Los productos con lote se cuentan lote por lote: usted carga cada lote y el sistema suma el total.
- Finalizar es lo que aplica el ajuste. Un inventario finalizado no admite cambios: la corrección es un nuevo inventario.
Y un inventario siempre corresponde a un solo lugar.
Lo que la cadena devuelve en costo y en compras
Con entradas, consumo, transferencias e inventario en los lugares correctos, cambian tres cosas:
- Costo por lote con origen. Se puede partir de “el Lote A costó R$ X/ha” y llegar a las operaciones, productos y facturas que formaron el valor, lo que conecta la operación con el costo en up.Operações y el cultivo con las finanzas en up.360.
- Compras con fundamento. La necesidad deja de ser “el stock está bajo” y pasa a ser “faltan 150 litros para una aplicación ya planificada”.
- Controles que no dependen de la memoria: quién entregó, quién recibió, quién contó.
En operaciones con varias fincas y depósitos, es esta disciplina la que sostiene el número al final de la zafra. Los planes y condiciones están publicados.
Dos casos suelen quedar afuera y no hace falta: el almacén contratado entra como lugar marcado Tercero, con la entidad propietaria; y el prestador de servicios tiene el contrato de tercerizados, que importa cargas de combustible, movimientos, requisiciones y órdenes de servicio.
Preguntas frecuentes
¿Cómo empezar el control de stock de insumos desde cero?
En este orden: clase de producto, producto, lugar de stock, entidad del proveedor y el movimiento de entrada de la factura. Hecho esto, los productos ya se pueden usar en las órdenes de servicio.
¿Cómo hacer el inventario de defensivos de la finca?
Abra un inventario para el lugar, informe el responsable y la fecha del conteo, traiga los productos importando el stock actual y cargue el saldo contado en cada línea, lote por lote cuando haya lote. Finalizar es lo que aplica el ajuste.
Mi stock quedó negativo. ¿Qué significa?
La mayoría de las veces, una entrada no cargada: la factura llegó y no se registró, o se cargó en otro lugar. Los lugares configurados para controlar saldo bloquean la salida antes de que eso ocurra.
¿Cuál es la diferencia entre transferencia y movimiento de entrada y salida?
La transferencia solo cambia el producto de lugar: el total de la finca sigue igual. El movimiento registra lo que realmente entra a la finca y lo que sale de ella.
¿Necesito crear una requisición para sacar insumos del stock para el cultivo?
No. Cuando el producto se consume en la actividad, la propia orden de servicio puede ser el origen de la baja. La requisición sirve para el pedido interno, como repuestos de mantenimiento o materiales del depósito.
¿Por qué el costo del producto en la orden de servicio no coincide con la última factura?
Porque la salida se valoriza al costo promedio del producto en ese lugar, recalculado con cada entrada, y no al precio de la factura más reciente.
¿Se puede saber de qué partida salió el producto aplicado?
Sí, con el lote. Al marcar “Exigir lote” en el registro del producto, las entradas, salidas y bajas pasan a pedirlo, y cada lote mantiene su propio saldo y vencimiento.