Contabilidad rural, paso a paso
Cómo funciona la contabilidad en upCampo.
Después de las finanzas, el contador. La factura, la orden de servicio, la cosecha y el pago que la finca ya registró se convierten en débito y crédito en su plan de cuentas. El contador configura una vez y, cada mes, revisa en lugar de cargar.
El camino de un asiento
Del hecho al balance, en cuatro etapas.
Todo asiento contable de upCampo sigue el mismo camino. Es la misma lógica de las reglas de imputación de los sistemas contables, con una diferencia: el asiento sale del documento que la propia finca grabó.
El hecho
Lo que la finca registró: factura, baja de la orden de servicio, cosecha, abastecimiento, pago, cobro. No importa si vino del portal, de la aplicación o de UPí.
La regla
Para cada tipo de hecho, el contador define una vez las cuentas de débito y de crédito de cada parte del valor.
La cuenta
Vale la cuenta del registro (del producto, del proveedor, del cultivo); si no, la de la regla. Sin ninguna, el asiento queda pendiente, con el motivo.
El mes
Un botón genera los asientos del mes, con débito igual al crédito. El contador revisa, resuelve los pendientes y carga a mano lo que quiera.
Paso 1 · El contador configura
Se configura una vez, con pocas cuentas.
La cuenta de la regla es el estándar de la empresa. El registro solo entra para las excepciones.
Guía rápida de contabilidad, en el Centro de Ayuda (en portugués) →El plan del contador
Importado de la planilla que exporta su sistema, con el mismo código de cada cuenta. ¿Cambió el plan? Se importa de nuevo.
Las operaciones estándar
Un asistente pregunta una vez las cuentas principales (proveedores, clientes, bancos, inventario, ingresos) y crea las operaciones ya completas.
Las excepciones en los registros
Quien separa el inventario de defensivos del de fertilizantes pone la cuenta en cada clase de producto. Quien no separa, no toca nada.
Los bienes que se deprecian
Máquinas, equipos y mejoras de la flota, con valor, inicio y tasa anual. Un tractor de R$ 500.000, con residual de R$ 50.000 y 10% al año, se deprecia R$ 3.750 por mes.
Paso 2 · Lo que se vuelve asiento
Los hechos de la finca, asentados solos.
Factura de compra
Según la naturaleza de la operación: compra para inventario, para consumo o de activo fijo, con flete, impuestos y Senar retenido.
Factura de venta
El ingreso por la venta de la producción y el costo de lo que salió del inventario, por el costo que acumuló el cultivo.
Orden de servicio
El insumo aplicado sale del inventario y va al cultivo en formación, un asiento por orden.
Cosecha
El costo del cultivo va al inventario de grano o fibra: en el romaneo, al finalizar el lote o al cerrar la zafra.
Combustible y requisición
El gasoil del surtidor y el repuesto que sale del depósito, al costo promedio.
Pago y cobro
En la fecha en que se movió el dinero, con intereses, descuento y retención. Las cuentas sueltas entran por la cuenta gerencial.
Una factura de fertilizante, de principio a fin.
La finca finaliza la entrada de una factura de R$ 50.000 en fertilizante y R$ 1.200 de flete. La naturaleza de la factura está ligada a la operación Compra para inventario, y la clase Fertilizantes tiene cuenta propia de inventario.
Al generar el mes, upCampo asienta: débito en Inventario de fertilizantes, R$ 51.200, y crédito en Proveedores, R$ 51.200. El flete entra al inventario porque así lo indica la operación de compra. Si la finca toma crédito de ICMS, el impuesto sale del inventario y va a ICMS a recuperar.
Nadie volvió a cargar la factura. Y el contador ve, en cada línea, de dónde vino la cuenta: del registro o del estándar de la operación.
Paso 3 · El contador revisa
Todo lo que falta aparece, con el motivo.
El trabajo del mes deja de ser carga y pasa a ser revisión.
Cómo funcionan los asientos contables (en portugués) →Genera el mes
Generar de nuevo rehace lo generado y lo pendiente, sin duplicar. El asiento manual nunca se borra.
Pendiente con el motivo escrito
Una cuenta que falta, una naturaleza de factura sin operación, un producto vendido sin costo. Se corrige la causa y se genera de nuevo.
Asiento manual ya armado
Lo que el contador prefiere cargar a mano, como la cosecha al cerrar la zafra, el sistema lo arma para que lo revise y grabe.
Costos indirectos al cultivo
Depreciación, combustible, mantenimiento y sueldos repartidos entre las zafras por área sembrada, costo directo u horas de máquina. El contador elige el criterio.
En la pantalla
Lo que el contador ve.
Pantallas del portal con datos de ejemplo.
Los asientos del mes
Cada hecho con su valor, su situación y las líneas debajo.
La regla de cada hecho
Baja de la orden de servicio y cosecha, con las cuentas de débito y crédito.
La liquidación de impuestos
Las cuentas de cada impuesto y el régimen de cada emisor.
Paso 4 · Impuestos
La liquidación sale de las facturas.
Al final del mes, el contador liquida, y upCampo genera el asiento de cada impuesto, por emisor.
Cada CPF y CNPJ en su régimen
En un grupo con varios productores y empresas, cada emisor tiene su régimen tributario, que define qué impuestos se calculan.
ICMS, PIS y COFINS
El impuesto sobre las ventas va al impuesto a pagar, y el crédito a recuperar descuenta lo que se paga.
Funrural
Por la alícuota registrada, cuando quien lo paga es el productor.
Paso 5 · El mes cierra
El mes entregado ya no cambia.
Solo cierra lo que finanzas cerró
Antes de cerrar, la pantalla muestra lo que lo impide: asientos pendientes o finanzas del período todavía abiertas.
La cal olvidada
El costo que llega después del cierre no reabre el mes: entra como asiento extemporáneo en el mes siguiente, si el contador lo permite.
O se traba del todo
Con el bloqueo total, el portal no acepta facturas, órdenes ni abastecimientos con fecha en el mes cerrado, y avisa a quien lo intente.
Los libros
Diario, mayor y balance en la pantalla.
El contador revisa e imprime los libros y los estados en el propio upCampo, por período y por finca.
Libro diario
Una línea por partida, en orden de fecha, con documento, descripción, cuenta, débito y crédito.
Mayor y balance de comprobación
El movimiento y el saldo de cada cuenta en el período.
Estado de resultados y balance general
El resultado del período y la posición de activo, pasivo y patrimonio neto.
Pendientes
La lista de lo que todavía no se volvió asiento, para cerrar el mes sin sorpresas.
La secuencia
Del campo al balance, un solo registro.
La operación
La orden de servicio, el inventario y la cosecha, en up.Operações.
Las finanzas
Cuentas por pagar y cobrar, aprobación, conciliación y cierre.
La contabilidad
Los asientos, los impuestos y los libros del contador. Esta página.
El LCDPR
Para el productor persona física, el libro caja y el archivo del impuesto a la renta.
Preguntas frecuentes sobre la contabilidad de upCampo
¿Cómo funciona la contabilidad de upCampo?
Los asientos contables salen de lo que la finca ya registró: facturas, bajas de órdenes de servicio, cosecha, abastecimiento, requisiciones, pagos, cobros y depreciación. El contador importa su plan de cuentas, define una vez en qué cuenta cae cada tipo de hecho y, cada mes, genera los asientos, resuelve los pendientes y carga a mano lo que quiera.
¿La contabilidad forma parte de up.360?
Sí. La contabilidad viene en up.360, la plataforma completa de upCampo, junto con las finanzas, el libro caja y el LCDPR, la factura electrónica y UPí. No se vende aparte ni tiene costo extra. Hasta 1.000 hectáreas, el contrato mínimo es de R$ 15.000 por año; los valores están en precios.
¿Tengo que volver a cargar las facturas para la contabilidad?
No. El asiento sale de la factura, de la baja de la orden de servicio, del pago y del cobro que ya están en el sistema, vengan del portal, de la aplicación, de la API o de UPí.
¿Funciona con mi contador actual?
Sí. El plan de cuentas es el de su contador, importado de la planilla que exporta su sistema, con el mismo código de cada cuenta. Él revisa el diario, el mayor, el balance de comprobación, el estado de resultados y el balance general en el propio upCampo.
¿Ya se pueden enviar los asientos al sistema del contador?
Todavía no. La exportación de los asientos, el ajuste y la reversión de asientos generados y los saldos de apertura están en desarrollo. Hoy upCampo genera los asientos del mes, acepta el asiento manual del contador y emite los libros y los estados.
¿Por qué un asiento quedó pendiente?
Porque faltó algo para armar el débito y el crédito: una cuenta que ni el registro ni la regla tienen, una factura cuya naturaleza no está ligada a ninguna operación, o un producto vendido sin costo. El motivo queda escrito junto al asiento. Corregida la causa, basta con generar el mes de nuevo.
¿La cosecha y la depreciación entran en la contabilidad?
Sí. La cosecha lleva el costo del cultivo en formación al inventario de la producción: en el romaneo, al finalizar el lote o a mano, al cerrar la zafra. La depreciación sale del registro de los bienes, con valor, inicio y tasa anual, y se asienta cada mes.
¿upCampo liquida impuestos?
La contabilidad liquida, cada mes, el ICMS, el PIS, la COFINS y el Funrural de cada emisor, según su régimen tributario, y genera el asiento de la liquidación. El Simples Nacional queda afuera: el impuesto es el del DAS.
¿La contabilidad es por finca o por empresa?
Por empresa. El plan contable, las reglas y los asientos son de la empresa y reúnen lo que todas sus fincas registran en el mes. Los informes pueden sacarse por finca.
¿El productor persona física necesita la contabilidad?
No está obligado. Para el impuesto a la renta, el camino es el libro caja y el LCDPR, en finanzas. Quien quiere la contabilidad completa usa las dos cosas juntas, a partir de los mismos registros.
1 mes gratis
Muestre upCampo a su contador.
Un mes gratis en toda la finca, sin firmar contrato. El mes empieza con la implementación. Déjenos su nombre, WhatsApp, correo y área: lo contactamos para armar la contabilidad con usted y con su contador.