Contabilidade rural, passo a passo
Como funciona a contabilidade da upCampo.
Depois do financeiro, o contador. A nota, a ordem de serviço, a colheita e o pagamento que a fazenda já lançou viram débito e crédito no plano de contas dele. O contador configura uma vez e, todo mês, confere em vez de digitar.
O caminho de um lançamento
Do fato ao balancete, em quatro etapas.
Todo lançamento contábil da upCampo passa pelo mesmo caminho. É o mesmo raciocínio do acumulador dos sistemas contábeis, com uma diferença: o lançamento sai do documento que a própria fazenda gravou.
O fato
O que a fazenda lançou: nota, baixa da ordem de serviço, colheita, abastecimento, pagamento, recebimento. Não importa se veio do portal, do aplicativo ou da UPí.
A regra
Para cada tipo de fato, o contador diz uma vez as contas de débito e de crédito de cada parte do valor.
A conta
Vale a conta do cadastro (do produto, do fornecedor, da cultura); senão, a da regra. Sem nenhuma, o lançamento fica pendente, com o motivo.
O mês
Um botão gera os lançamentos do mês, com débito igual ao crédito. O contador confere, trata as pendências e lança à mão o que quiser.
Passo 1 · O contador configura
Configura uma vez, em poucas contas.
A conta da regra é o padrão da empresa. O cadastro só entra para as exceções.
Guia rápido da contabilidade, na Central de Ajuda →O plano do contador
Importado da planilha que o sistema dele exporta, com o mesmo código de cada conta. Mudou o plano, importa de novo.
As operações padrão
Um assistente pergunta as contas principais uma vez (fornecedores, clientes, bancos, estoque, receita) e cria as operações já preenchidas.
As exceções nos cadastros
Quem separa o estoque de defensivo do de fertilizante põe a conta em cada classe de produto. Quem não separa, não mexe.
Os bens que depreciam
Máquinas, equipamentos e benfeitorias da frota, com valor, início e taxa ao ano. Um trator de R$ 500 mil, com residual de R$ 50 mil e 10% ao ano, deprecia R$ 3.750 por mês.
Passo 2 · O que vira lançamento
Os fatos da fazenda, lançados sozinhos.
Nota de compra
Pela natureza da operação: compra para estoque, para consumo ou de imobilizado, com frete, impostos e Senar retido.
Nota de venda
A receita da venda da produção e o custo do que saiu do estoque, pelo custo que a lavoura acumulou.
Ordem de serviço
O insumo aplicado sai do estoque e vai para a lavoura em formação, uma ordem por lançamento.
Colheita
O custo da lavoura vai para o estoque de grão ou pluma: no romaneio, ao finalizar o talhão ou ao fechar a safra.
Combustível e requisição
O diesel da bomba e a peça que sai do almoxarifado, pelo custo médio.
Pagamento e recebimento
Na data em que o dinheiro se moveu, com juros, desconto e retenção. As contas avulsas entram pela conta gerencial.
Uma nota de adubo, do começo ao fim.
A fazenda finaliza a entrada de uma nota de R$ 50.000 em fertilizante e R$ 1.200 de frete. A natureza da nota está ligada à operação Compra para estoque, e a classe Fertilizantes tem conta própria de estoque.
Na geração do mês, a upCampo lança: débito em Estoque de fertilizantes, R$ 51.200, e crédito em Fornecedores, R$ 51.200. O frete entra no estoque porque a operação de compra manda assim. Se a fazenda toma crédito de ICMS, o imposto sai do estoque e vai para ICMS a recuperar.
Ninguém digitou a nota de novo. E o contador vê, em cada partida, de onde veio a conta: do cadastro ou do padrão da operação.
Passo 3 · O contador confere
Tudo que falta aparece, com o motivo.
O trabalho do mês deixa de ser digitação e vira conferência.
Como funcionam os lançamentos contábeis →Gera o mês
Gerar de novo refaz o que foi gerado e o que ficou pendente, sem duplicar. O lançamento manual nunca é apagado.
Pendência com o motivo escrito
Uma conta que falta, uma natureza de nota sem operação, um produto vendido sem custo. Corrigiu a causa, gera de novo.
Lançamento manual montado
O que o contador prefere lançar à mão, como a colheita ao fechar a safra, o sistema monta para ele revisar e gravar.
Custos indiretos para a lavoura
Depreciação, combustível, manutenção e salários repartidos entre as safras por área plantada, custo direto ou horas de máquina. O contador escolhe o critério.
Na tela
O que o contador enxerga.
Telas do portal com dados de exemplo.
Os lançamentos do mês
Cada fato com o valor, a situação e as partidas embaixo.
A regra de cada fato
Baixa da ordem de serviço e colheita, com as contas de débito e crédito.
A apuração de impostos
As contas de cada imposto e o regime de cada emitente.
Passo 4 · Impostos
A apuração sai das próprias notas.
No fim do mês, o contador apura, e a upCampo gera o lançamento de cada imposto, por emitente.
Cada CPF e CNPJ no seu regime
Num grupo com vários produtores e empresas, cada emitente tem o seu regime tributário, que diz quais impostos se calculam.
ICMS, PIS e COFINS
O imposto sobre as vendas vai para o imposto a recolher, e o crédito a recuperar abate o que se recolhe.
Funrural
Pela alíquota cadastrada, quando é o produtor quem recolhe.
Passo 5 · O mês fecha
O mês entregue não muda mais.
Só fecha o que o financeiro fechou
Antes de fechar, a tela mostra o que impede: lançamento pendente ou financeiro do período ainda aberto.
O calcário esquecido
A baixa que chega depois do fechamento não reabre o mês: entra como lançamento extemporâneo no mês seguinte, se o contador permitir.
Ou trava de vez
Com o bloqueio total, o portal não aceita nota, ordem ou abastecimento com data no mês fechado, e avisa quem tentar.
Os livros
Diário, razão e balanço na tela.
O contador confere e imprime os livros e as demonstrações na própria upCampo, por período e por fazenda.
Livro diário
Uma linha por partida, em ordem de data, com documento, histórico, conta, débito e crédito.
Razão e balancete
O movimento e o saldo de cada conta no período.
DRE e balanço patrimonial
O resultado do período e a posição de ativo, passivo e patrimônio líquido.
Pendências
A lista do que ainda não virou lançamento, para fechar o mês sem surpresa.
A sequência
Do campo ao balanço, um registro só.
A operação
A ordem de serviço, o estoque e a colheita, no up.Operações.
O financeiro
Contas a pagar e receber, aprovação, conciliação e fechamento.
A contabilidade
Os lançamentos, os impostos e os livros do contador. Esta página.
O LCDPR
Para o produtor pessoa física, o livro caixa e o arquivo do imposto de renda.
Perguntas frequentes sobre a contabilidade da upCampo
Como funciona a contabilidade da upCampo?
Os lançamentos contábeis saem do que a fazenda já lançou: notas, baixas de ordem de serviço, colheita, abastecimento, requisição, pagamentos, recebimentos e depreciação. O contador importa o plano de contas dele, diz uma vez em que conta cai cada tipo de fato e, todo mês, gera os lançamentos, trata as pendências e lança à mão o que quiser.
A contabilidade faz parte do up.360?
Sim. A contabilidade vem no up.360, a plataforma completa da upCampo, junto com o financeiro, o livro caixa e o LCDPR, a nota fiscal e a UPí. Não é vendida à parte nem tem custo extra. Até 1.000 hectares, o contrato mínimo é de R$ 15 mil por ano; os valores estão em preços.
Preciso digitar as notas de novo para a contabilidade?
Não. O lançamento sai da nota, da baixa da ordem de serviço, do pagamento e do recebimento que já estão no sistema, não importa se vieram do portal, do aplicativo, da API ou da UPí.
Funciona com o meu contador atual?
Sim. O plano de contas é o do seu contador, importado da planilha que o sistema dele exporta, com o mesmo código de cada conta. Ele confere o diário, o razão, o balancete, a DRE e o balanço na própria upCampo.
Já dá para mandar os lançamentos para o sistema do contador?
Ainda não. A exportação dos lançamentos, o ajuste e o estorno de lançamento gerado e os saldos de abertura estão em desenvolvimento. Hoje a upCampo gera os lançamentos do mês, aceita o lançamento manual do contador e tira os livros e as demonstrações.
Por que um lançamento ficou pendente?
Porque faltou alguma coisa para montar débito e crédito: uma conta que nem o cadastro nem a regra têm, uma nota cuja natureza não está ligada a nenhuma operação, ou um produto vendido sem custo. O motivo fica escrito ao lado do lançamento. Corrigida a causa, basta gerar o mês de novo.
A colheita e a depreciação entram na contabilidade?
Sim. A colheita leva o custo da lavoura em formação para o estoque da produção: no romaneio, na finalização do talhão ou à mão, ao fechar a safra. A depreciação sai do cadastro dos bens, com valor, início e taxa ao ano, e é lançada todo mês.
A upCampo apura impostos?
A contabilidade apura, no mês, o ICMS, o PIS, a COFINS e o Funrural de cada emitente, pelo regime tributário de cada um, e gera o lançamento da apuração. O Simples Nacional fica de fora: o imposto é o do DAS.
A contabilidade é por fazenda ou por empresa?
Por empresa. O plano contábil, as regras e os lançamentos são da empresa e reúnem o que todas as fazendas dela lançam no mês. Os relatórios podem ser tirados por fazenda.
Produtor pessoa física precisa da contabilidade?
Não é obrigado. Para o imposto de renda, o caminho é o livro caixa fiscal e o LCDPR, no financeiro. Quem quer a escrituração completa usa as duas coisas juntas, a partir dos mesmos lançamentos.
1 mês grátis
Mostre a upCampo ao seu contador.
Um mês grátis na fazenda inteira, sem assinar contrato. O mês começa na implantação. Deixe nome, WhatsApp, e-mail e área: a gente chama para montar a contabilidade com você e com o seu contador.